Prověření dodavatelů a obchodních partnerů

Firmy dnes věnují spoustu energie prověřování zaměstnanců, ale dodavatele podepisují po jedné schůzce a jedné nabídce. Přitom právě dodavatel má často přístup k vašim datům, prostorám a zakázkám – a jeho problémy se přelijí k vám rychleji, než stihnete zareagovat. Insolvence dodavatele umí zastavit výrobu, nespolehlivý plátce DPH vás může stát daň, kterou neodvedl, a sankcionovaný skutečný majitel dokáže zablokovat platby celé skupiny. Tenhle text shrnuje, co u obchodního partnera zkontrolovat, kde jsou data k dispozici a které signály si zaslouží pozornost dřív, než se podepisuje.

Proč prověřovat dodavatele

Nejčastější námitka zní: „máme přece smlouvu“. Jenže smlouva řeší, co se stane po problému. Prověření řeší, aby problém vůbec nenastal. Rozdíl je citelný ve chvíli, kdy dodavatel skončí v insolvenci – vaše smluvní pokuta se rázem zařadí mezi pohledávky ostatních věřitelů a uspokojení bývá zlomkové.

Rizika, která dodavatel přenáší na vás, se dají rozdělit do čtyř skupin:

Ke všem těmto rizikům existují veřejné nebo licencované zdroje. Prověření je otázkou minut – ztráta z jednoho špatného partnera bývá otázkou měsíců.

Co u dodavatele kontrolovat

Rozsah se liší podle toho, co je v sázce. U jednorázového nákupu kancelářských potřeb stačí základ, u dodavatele IT systému s přístupem k datům je namístě celý výčet.

Podstatné je, že se neprověřuje jen firma. Právnická osoba se dá založit za den, ale lidé za ní mají historii. Proto do prověření patří i prověření fyzických osob ve vedení a mezi skutečnými majiteli.

Skuteční majitelé a skryté vazby

Zapsaný společník nemusí být ten, kdo firmu skutečně ovládá. Proto vznikla Evidence skutečných majitelů zavedená zákonem č. 37/2021 Sb., která má dohledat fyzickou osobu na konci vlastnického řetězce. Základní údaje jsou veřejně dostupné.

V praxi narazíte na tři typické situace:

• Řetězec končí v zahraničí. Česká evidence dovede k zahraniční matce a tam stopa končí. Pokračovat je nutné v rejstřících dané země.
• Evidence není aktuální. Zápis se nezměnil po prodeji podílu. Porovnání s obchodním rejstříkem takový rozpor obvykle odhalí.
• Propojení, o kterém nevíte. Dodavatel a jeho „konkurenční“ protinabídka ve výběrovém řízení mají stejného skutečného majitele. U veřejných zakázek jde o vážný problém.

Nespolehlivý plátce a ručení za DPH

Tohle je riziko, které se podceňuje nejvíc, protože nepůsobí dramaticky – dokud nepřijde výzva od finančního úřadu.

Finanční správa označí plátce, který závažně porušuje své daňové povinnosti, jako nespolehlivého plátce. Údaj je veřejně dostupný v registru plátců DPH. Pokud od takového dodavatele odebíráte, můžete podle zákona o DPH ručit za daň, kterou neodvedl.

Stejné riziko vzniká, když zaplatíte na bankovní účet, který dodavatel nemá zveřejněný v registru. Přitom jde o dvě kontroly, které trvají desítky sekund a které by měly být součástí procesu schvalování každé větší faktury – zvlášť pokud dodavatel oznámí změnu čísla účtu.

Sankční seznamy a PEP

Po roce 2022 se sankční compliance přesunula z oblasti velkých bank do běžného provozu středních firem. Obchod se subjektem na sankčním seznamu není jen reputační problém – je to porušení přímo použitelných předpisů EU se závažnými důsledky, včetně blokace plateb ze strany banky.

Kontrolovat je přitom potřeba víc než jen název firmy. Sankce dopadají i na subjekty ovládané sankcionovanou osobou, takže se prověřuje celý vlastnický řetězec až ke skutečnému majiteli. Vedle unijních a amerických seznamů má Česká republika vlastní sankční režim podle zákona č. 1/2023 Sb.

Souběžně se u statutárů a majitelů kontroluje status PEP. U veřejných zakázek a u dodavatelů napojených na veřejný sektor jde o standardní součást due diligence – nikoli proto, že by byl PEP status vadou, ale proto, že zakládá povinnost důkladnější kontroly.

Varovné signály, které stojí za pozornost

Žádný z následujících bodů sám o sobě neznamená, že je dodavatel problematický. Tři a víc najednou už ale stojí za otázku navíc:

• Nezveřejněné účetní závěrky. Povinnost zakládat je do sbírky listin plyne ze zákona. Dlouhodobé neplnění je signál buď o nepořádku, nebo o tom, že čísla nemají být vidět.
• Časté změny statutárního orgánu. Tři jednatelé za dva roky vypovídají o nestabilitě.
• Čerstvě založená firma s vysokou nabídkou. Společnost založená před třemi měsíci, která se hlásí o víceletou zakázku, si zaslouží ověření kapacit.
• Výrazně nejnižší cena. Nabídka hluboko pod trhem často znamená, že dodavatel počítá s vícepracemi nebo že kalkulace nesedí.
• Nesoulad mezi evidencemi. Jiný majitel v obchodním rejstříku a jiný v evidenci skutečných majitelů.
• Sídlo na adrese s desítkami firem v kombinaci s nedostupným telefonem.
• Tlak na rychlý podpis a odpor k prověření. Seriózní partner prověření očekává a bere ho jako normální součást jednání.

Kdy a jak často prověřovat

Jednorázové prověření před podpisem je minimum, ale stav firmy se mění. Insolvenční návrh může být podán týden po uzavření smlouvy. Osvědčený rytmus vypadá takhle:

1. Před podpisem – plný rozsah podle významu zakázky.
2. Před každou větší platbou – rychlá kontrola insolvence a spolehlivosti plátce DPH.
3. Jednou ročně u klíčových dodavatelů – opakování plného rozsahu.
4. Při obnovení smlouvy nebo výrazném navýšení objemu.
5. Při změně vlastnické struktury nebo statutárního orgánu na straně dodavatele.

Rozsah je rozumné odstupňovat podle rizika. Není nutné prověřovat dodavatele kancelářských potřeb stejně důkladně jako firmu, která bude mít administrátorský přístup k vašim systémům.

Kdy to ukládá regulace

Pro část firem už prověřování dodavatelů není volbou:

• Povinné osoby podle AML zákona (banky, pojišťovny, realitní zprostředkovatelé, advokáti a další) provádějí identifikaci a kontrolu klienta povinně.
• Subjekty kritické infrastruktury musí řídit rizika včetně dodavatelského řetězce – podrobnosti shrnuje článek o zákonu o odolnosti subjektů kritické infrastruktury a stránka kritická infrastruktura.
• Organizace pod pravidly kybernetické bezpečnosti musí hodnotit bezpečnost dodavatelů IT služeb.
• Zadavatelé veřejných zakázek ověřují kvalifikaci, skutečné majitele a střet zájmů.

I mimo tyto kategorie ale platí, že jednatel odpovídá za péči řádného hospodáře. Podepsat víceletou zakázku s firmou, o které bylo z veřejných zdrojů zjistitelné, že je v úpadku, se v tomhle světle obhajuje obtížně.

Často kladené otázky

Nejlevnější pojistka, kterou firma má

Prověření obchodního partnera je jedno z mála opatření, kde je poměr mezi náklady a odvrácenou škodou jednoznačný. Minuty práce proti měsícům řešení následků – a navíc doložitelný záznam o tom, že jste postupovali s náležitou péčí.

V 321GoCheck prověřujeme právnické i fyzické osoby z veřejných a licencovaných zdrojů a výstupem je přehledný report, který se dá přiložit do dokumentace k zakázce. Rozsah si určujete vy – od rychlé kontroly insolvence po plnou due diligence včetně skutečných majitelů a sankčních seznamů.